１．議事録とは
そもそも議事録とは、会議で行われた意思決定の結果やその経緯、論点となった事項などを記録するものです。
記録される内容としては、要旨をまとめた形のものもあれば、全文を文字起こしすることで記録する場合もあります。
２．一般的な議事録の作成のながれ
一般的には事務方の従業員さんが作成されることが多いかと思いますが、組織体によってはその構成員や外部の専門家として文字起こしの専門家や行政書士の先生等に依頼されることもあります。
その後、作成された議事録の内容について、会議に参加されていた方のうち数名が議事録の内容を確認し、議事録に署名をするということになります。
３．議事録が役立つ場面
議事録が役立つ場面としては、
前回の議事進行の内容の確認
役員引継ぎ時にどのような内容の決議がどのような経緯でなされたかの確認
税務署等の行政庁の調査への対応
裁判等での記録の提出
など、有事の際に役立つだけではなく、平時に役立つ場面もあるので、しっかりと議事録を作成し保管することが重要となってきます。
４．議事録に関する注意点
議事録については、法令で定めるところにより記録が行われ、保管をされている場合も多く、会議体の意思決定の記録として残すという側面よりも言われたから残すという所も多いのではないでしょうか。
ですが、そのような場合にこそ注意が必要となります。
ⅰ．議事録署名人以外も議事録を確認しよう
一般的には議事録には、その議事録の内容を確認し、議事録に署名する方を決めて、その方が議事録の内容を確認することとなります。
そのため、前回までの議事録について、議事録署名人となっていない役員の方はなにもしなければ目を通す機会もなく、どのような記録がされているの確認をすることがないまま、議事録が作成され保管されていくこととなります。
そうなると有事の際に、いつも確認をしていない役員の方は「議事録に○○のように記録されていますが、これはどうしてでしょうか」と聞かれてもわからなくなってしまい、一切自分の身を守ることができなくなります。
ⅱ．議事録で大事なのは賛成の記録ではなく、反対の記録
また、議事録において賛成多数で可決しましたのような文章は特に注意が必要です。
基本的に審議というものは、「○○という形で進めたい」という形で議論され、賛成であれば実行されるものです。有事の際には、ここで「○○という形で進めた」ことについて問題視されるので、消極的な賛成も含めて皆さん役員としての責務をしっかり果たしたのかということが問われることになります。しかし、ここで反対票を投じた方については、そこで反対をしているので、この「○○という形で進めた」という意思決定が問題であった際には、役員としての責務を果たして反対しているということが言えるので、賛成ではなく反対の方の氏名等を記録することが重要となります。
ⅲ．議事録には会議の添付資料を一緒に保管しましょう
議事録の保管方法として、議事録のみを保管されているところもあるかと思いますが、スキャンで構いませんので、会議の資料はすべて保管するようにしましょう。この場のみの資料として回収というものは基本的にありえません。なぜなら、どのような資料でこの意思決定をしたのかということも、当時の議事録を確認する上で重要な資料となるからです。
確かに個人情報等の記載された資料に関しては、保管することが怖いかもしれませんが、その場合には○○のファイルに記録されているＸＸ番の資料等のどの資料を利用したのかを記録する必要があるかと思われます。どちらにしても、組織体の意思決定において使用された資料は、組織体のいづこかには保管をする必要があるので、一切組織体に記録されていない資料がないように注意が必要です。
５．まとめ
議事録というのは、当時の会議において行われた意思決定が適法に行われたか、適切に行われたかを確認するための手段です。
第三者の目から見て、どのような意思決定が行われたのかわからない状態や、なぜその意思決定が行われたかわからない状態の議事録は問題があると言ってもいいでしょう。
当方では、第三者による議事録の確認サービスを行っております。
もしも、自身の所属している組織体の議事録について不安や疑問がある場合はお問い合わせください。
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